Эффективный тендерный отдел

Тендерный отдел со стороны поставщика – это подразделение с юристами, экономистами и техническими специалистами, способными подготовить комплект документов для участия в тендере.

Эффективный тендерный отдел

Для создания эффективного тендерного отдела, нужно определиться с какими направлениями будет работать тендерный отдел и сколько закупочных процедур объявляется по этому направлению. 

Целесообразность в создании тендерного отдела, появляется в том случае, если организация участвует в течение месяца в 10 и более закупках. Если подходящие закупки появляются несколько раз в месяц, квартал или год, лучше воспользоваться услугами по тендерному сопровождению или аутсорсингу.

Сколько закупок должно быть?

В среднем, один тендерный специалист оформляет 20 комплектов документов для участия в тендере. Общее количество закупок, зависит от направления деятельности и сложности в подготовке заявки. 

В зависимости от способа определения поставщика и Федерального закона, меняется комплект документов для тендера. В некоторых торгах, нужно собирать квалификационные документы, в других достаточно подготовить техническое задание по требованию заказчика.

За месяц, специалист может принять участие в 20 электронных аукционах или в 5-7 двухэтапных запросов предложений, для нефтяных компаний.

Бывают случаи, когда организация выигрывает в одной закупке и в течение года, обслуживает одного заказчика. В таких случаях, нет необходимости создавать полноценный тендерный отдел, достаточно воспользоваться услугой по подготовке заявки или передать часть обязанностей на удаленного тендерного специалиста.

Как анализировать закупки?

Достаточно зайти в систему ЕИС, создать несколько поисковых запросов и посмотреть сколько проходит закупок по направлению.

Для этого необходимо:

  1. Зайти на сайт zakupki.gov.ru
  2. Написать ключевое слово
  3. Отфильтровать закупки

Все закупочные процедуры по 223 и 44 Федеральному закону, размещаются на сайте zakupki.gov.ru, там же используется функциональный поиск, который позволяет найти тендеры для разных направлений.

Инструкция по созданию отдела

В обязанности тендерного специалиста со стороны поставщика входят:

  1. Настройка электронной подписи и приложений;
  2. Регистрация на площадках и ведение списка с личными кабинетами;
  3. Вручную искать закупочные процедуры;
  4. Анализ конкурентов и их ценовых предложений;
  5. Публикация запросов разъяснений;
  6. Подготовка документов для участия в тендере;
  7. Участие в аукционах и переторжках;
  8. Подписание электронных контрактов;
  9. Подписание закрывающих документов в системе ЕИС;
  10. Подача жалобы в ФАС.

В крупных организациях, тендерный отдел состоит из нескольких специалистов

Руководитель тендерного отдела

Руководитель координирует работу тендерных специалистов, распределяет заявки, регистрируется на площадках, контролирует спецсчет и наличие денег на нем, принимает окончательные решения по участию в закупках, подает ценовые предложения и подписывает контракт.

У руководителя, должна быть доверенность и электронная подпись, для подачи запросов разъяснений, участию в аукционах, жалоб в ФАС или заявок для участия в тендере. 

Специалист по поиску и отбору закупок

Специалист по поиску ищет подходящие закупки, анализирует ценовые предложения конкурентов, рассчитывает себестоимость исполнения контрактов и присылает руководителю список отобранных заявок на распределение.

Специалист по поиску – аналитик, отвечающий за качество отобранных закупок и расчеты рентабельности участия в тендере.

Специалист по подготовке заявок

Тендерный специалист по подготовке заявок, заполняет документы для участия в тендере и знает о всех изменениях в законодательства,

Основная задача специалиста – подготовить документы без ошибок и нарушений законодательства. В случае, если в документах будет ошибка, заявку отклонят и организация не примет участие в тендере.

Основные функции тендерного отдела:

  1. Поиск и анализ закупок
  2. Регистрация на площадках
  3. Участие в закупках
  4. Анализ ценовых предложений

Поиск и анализ закупок

Тендерный отдел должен собирать информацию о закупках, прогнозировать сезонность, понимать когда нужно ожидать закупки.

Регистрация на площадках

Специалисты должны иметь быстрый доступ к личным кабинетам на электронных площадках, для подачи запросов разъяснений, подаче заявки, участию в аукционе и подписанию контрактов.

В отделе, должен быть сотрудник с актуальной электронной подписью и полномочиями для работы на площадках.

Участие в закупках

В заявках не допускаются ошибки, корректировки или неточности. Специалисты изучают изменения в законодательстве, повышают квалификацию, проходят обучения и в курсе последних изменений в закупках. Обученный персонал не допускает ошибок в заявках.

Анализ ценовых предложений

В тендерном отделе, специалисты знают с какими организациями чаще всего участвуют в закупках. Они должны вести учет ценовых предложений и искать способы улучшить свои ценовые предложения.