Эффективный тендерный отдел
Тендерный отдел со стороны поставщика – это подразделение с юристами, экономистами и техническими специалистами, способными подготовить комплект документов для участия в тендере.
Эффективный тендерный отдел
Для создания эффективного тендерного отдела, нужно определиться с какими направлениями будет работать тендерный отдел и сколько закупочных процедур объявляется по этому направлению.
Целесообразность в создании тендерного отдела, появляется в том случае, если организация участвует в течение месяца в 10 и более закупках. Если подходящие закупки появляются несколько раз в месяц, квартал или год, лучше воспользоваться услугами по тендерному сопровождению или аутсорсингу.
Сколько закупок должно быть?
В среднем, один тендерный специалист оформляет 20 комплектов документов для участия в тендере. Общее количество закупок, зависит от направления деятельности и сложности в подготовке заявки.
В зависимости от способа определения поставщика и Федерального закона, меняется комплект документов для тендера. В некоторых торгах, нужно собирать квалификационные документы, в других достаточно подготовить техническое задание по требованию заказчика.
За месяц, специалист может принять участие в 20 электронных аукционах или в 5-7 двухэтапных запросов предложений, для нефтяных компаний.
Бывают случаи, когда организация выигрывает в одной закупке и в течение года, обслуживает одного заказчика. В таких случаях, нет необходимости создавать полноценный тендерный отдел, достаточно воспользоваться услугой по подготовке заявки или передать часть обязанностей на удаленного тендерного специалиста.
Как анализировать закупки?
Достаточно зайти в систему ЕИС, создать несколько поисковых запросов и посмотреть сколько проходит закупок по направлению.
Для этого необходимо:
- Зайти на сайт zakupki.gov.ru
- Написать ключевое слово
- Отфильтровать закупки
Все закупочные процедуры по 223 и 44 Федеральному закону, размещаются на сайте zakupki.gov.ru, там же используется функциональный поиск, который позволяет найти тендеры для разных направлений.
Инструкция по созданию отдела
В обязанности тендерного специалиста со стороны поставщика входят:
- Настройка электронной подписи и приложений;
- Регистрация на площадках и ведение списка с личными кабинетами;
- Вручную искать закупочные процедуры;
- Анализ конкурентов и их ценовых предложений;
- Публикация запросов разъяснений;
- Подготовка документов для участия в тендере;
- Участие в аукционах и переторжках;
- Подписание электронных контрактов;
- Подписание закрывающих документов в системе ЕИС;
- Подача жалобы в ФАС.
В крупных организациях, тендерный отдел состоит из нескольких специалистов
Руководитель тендерного отдела
Руководитель координирует работу тендерных специалистов, распределяет заявки, регистрируется на площадках, контролирует спецсчет и наличие денег на нем, принимает окончательные решения по участию в закупках, подает ценовые предложения и подписывает контракт.
У руководителя, должна быть доверенность и электронная подпись, для подачи запросов разъяснений, участию в аукционах, жалоб в ФАС или заявок для участия в тендере.
Специалист по поиску и отбору закупок
Специалист по поиску ищет подходящие закупки, анализирует ценовые предложения конкурентов, рассчитывает себестоимость исполнения контрактов и присылает руководителю список отобранных заявок на распределение.
Специалист по поиску – аналитик, отвечающий за качество отобранных закупок и расчеты рентабельности участия в тендере.
Специалист по подготовке заявок
Тендерный специалист по подготовке заявок, заполняет документы для участия в тендере и знает о всех изменениях в законодательства,
Основная задача специалиста – подготовить документы без ошибок и нарушений законодательства. В случае, если в документах будет ошибка, заявку отклонят и организация не примет участие в тендере.
Основные функции тендерного отдела:
- Поиск и анализ закупок
- Регистрация на площадках
- Участие в закупках
- Анализ ценовых предложений
Поиск и анализ закупок
Тендерный отдел должен собирать информацию о закупках, прогнозировать сезонность, понимать когда нужно ожидать закупки.
Регистрация на площадках
Специалисты должны иметь быстрый доступ к личным кабинетам на электронных площадках, для подачи запросов разъяснений, подаче заявки, участию в аукционе и подписанию контрактов.
В отделе, должен быть сотрудник с актуальной электронной подписью и полномочиями для работы на площадках.
Участие в закупках
В заявках не допускаются ошибки, корректировки или неточности. Специалисты изучают изменения в законодательстве, повышают квалификацию, проходят обучения и в курсе последних изменений в закупках. Обученный персонал не допускает ошибок в заявках.
Анализ ценовых предложений
В тендерном отделе, специалисты знают с какими организациями чаще всего участвуют в закупках. Они должны вести учет ценовых предложений и искать способы улучшить свои ценовые предложения.