Тендерный отдел – это часть бизнеса, обеспечивающая участие компании в тендерных процедурах.
В статье рассмотрим аспекты создания и управления тендерным отделом, а также обсудим стратегии оптимизации процессов для достижения наилучших результатов.
Тендерный отдел
Тендерный отдел представляет собой команду специалистов, объединенных общей целью – подготовка и подача заявок на участие в тендерах.
В нем сходятся юристы, экономисты и технические специалисты для создания полноценных комплектов документов, для конкуренции на рынке государственных и коммерческих закупок.
- Подготовка заявок: Основной задачей тендерного отдела является подготовка комплекта документов для участия в тендерах. Подготовка включает в себя этапы: от анализа требований заказчика до оформления квалификационных документов и технических спецификаций.
- Анализ конкурентов: Тендерный отдел анализирует рынок и конкурентов, чтобы разработать стратегии участия и определить конкурентоспособную ценовую политику. После анализа рынка, специалисты оформляют заявки с учетом требований и особенностей торговых площадок.
- Коммуникации в организации: Отдел активно взаимодействует с подразделениями компании: от юридического и финансового до технического отдела. Это нужно для полноты и точности предоставляемых данных в заявке.
- Соблюдение требований закона: Тендерный отдел следит за соблюдением юридических норм и правил, связанных с тендерами. Это гарантирует допуск заявок до торгов и минимизирует риски неправомерного отклонения заявок.
Задачи тендерного отдела охватывают не только подготовку документов, но и анализ рынка, взаимодействие с подразделениями компании и обеспечение соблюдения требований закона.
Правильно организованный и тендерный отдел становится инструментом для привлечения новых клиентов, расширения бизнеса и укрепления позиций компании в конкурентной среде.
Создание тендерного отдела
Перед созданием тендерного отдела определите направления его деятельности и количество предстоящих закупочных процедур.
Разумно создавать тендерный отдел, если организация планирует участвовать в 10 и более тендерных процедурах ежемесячно.
В случае редких закупок целесообразно обратиться к услугам тендерного сопровождения или аутсорсинга.
Направление деятельности
Первым шагом при создании тендерного отдела – определение направления деятельности, в которых компания планирует участвовать в тендерах.
Это позволит сосредоточить усилия на наиболее перспективных направлениях и избежать бесполезных закупок.
Выбор оптимального направления, увеличивает шансы на победу.
Тендеры - конкурентный рынок, где побеждает поставщик с минимальной ценой или опытом исполнения контрактов. Не стоит участвовать в закупках, где шансы на победу минимальны.
Количество закупок
Четко определите, сколько закупок в месяц или квартал проходит по вашей тематике. Это поможет оценить объем работы для тендерного отдела и правильно распределить ресурсы.
Стандартная нагрузка для одного тендерного специалиста – от 20 до 25 участий в месяц. Количество закупок меняется в зависимости от сферы деятельности и сложности тендера.
Подготовка Команды
Создание успешного тендерного отдела требует наличия квалифицированных специалистов: юристов, экономистов и технических экспертов.
От каждого члена команды зависит качество поданных заявок и стратегии по участию.
Технические эксперты изучают техническое задание из документации и дают рекомендации по заполнению документов.
Экономисты считают целесообразность участия в закупке и определяют пороговую цену, за которую можно заключить контракт.
Юристы изучают проект контракта, а тендерные специалисты собирают полученную информацию от коллег, заполняют заявку и участвуют в тендере.
Регламенты и инструменты
Создайте четкие регламенты по работе отдела, включая этапы анализа закупок, подготовки документации и общение внутри команды.
Эффективные процессы сократят время подготовки заявок и увеличат результативность работы отдела.
Используйте современные инструменты и технологии для оптимизации работы отдела.
Электронные системы управления, облачные хранилища документов и аналитические платформы, которые помогут эффективно координировать работу и принимать решения.
Например, можно использовать KANDAN доски для управления закупками, проведение еженедельных SCRUM совещаний, а также облачные системы для хранения и обмена документами.
Для анализа доступных закупок используйте официальную площадку с тендерами.
Создание поисковых запросов и фильтрация закупок помогут найти подходящие торги. Нужно выбирать те закупки, которые соответствуют компетенции и потенциалу компании.
Задачи тендерного специалиста
Работа тендерного специалиста включает поиск подходящих закупок, анализ и оформление комплектов документов, а также согласование возможности поставки с другими подразделениями.
Эффективный специалист знает требования законодательства и нормативных актов, а также владеет навыками подготовки документов различной сложности.
Руководитель тендерного отдела выполняет аналогичные задачи, как и специалисты. Он оформляет документы, участвует в тендерах и контролирует работу команды.
Руководитель должен разбираться в законодательстве и иметь навыки управления отделом. У него должна быть электронная подпись и полномочия для подачи заявок на площадках.
Приоритетная задача для тендерного специалиста – анализ рынка.
Анализ включает в себя изучение требований заказчиков, анализ конкурентов, оценку конкурентоспособности компании и определение лучших стратегий участия.
Экономист с тендерным специалистом разрабатывают методику оценки конкурентов и собирают информацию по конкурентам.
Тендерный специалист отвечает за составление и оформление полного комплекта документов, необходимых для подачи заявки.
Заявка включает в себя, как юридические документы, так и технические спецификации, расчеты и предложения. Он собирает информацию со смежных отделов, проверяет расчеты и документы.
Эффективный тендерный специалист организует внутренние процессы подготовки заявок. Он распределяет задачи между отделами, устанавливает сроки выполнения задач, контролирует экономистов, юристов и технических экспертов.
Срок подачи заявки на тендер ограничен, нужно своевременно выполнить задачи и подать заявку вовремя.
Заключение
Создание эффективного тендерного отдела – это сложный, но важный процесс, который требует анализа, стратегического мышления и компетентных специалистов.
Тендерный отдел играет важную роль в развитии компании на тендерном рынке. Его задачи охватывают не только подготовку документов, но и анализ рынка, взаимодействие с подразделениями компании и соблюдение требований закона.
Правильно организованный отдел становится инструментом для привлечения новых клиентов, расширения бизнеса и укрепления позиций компании в конкурентной среде.
Эффективная организация и управление максимизирует количество допущенных заявок, обеспечивая рост прибыли и укрепление позиций на рынке.
От профессионализма тендерного специалиста, аналитических навыков и организационных способностей зависит успешное участие в закупках и увеличение шансов на победу в тендере.
