Тендерный отдел со стороны поставщика – это подразделение с юристами, экономистами и техническими специалистами, способными подготовить комплект документов для участия в тендере.
Создание тендерного отдела
Для создания эффективного тендерного отдела, определитесь с какими направлениями будет работать тендерный отдел и сколько закупочных процедур объявляется по этому направлению.
Целесообразность в создании тендерного отдела, появляется в том случае, если организация участвует в 10 и более закупках в течение месяца. Если подходящие закупки появляются 2-3 раза в месяц, квартал или год, лучше воспользоваться услугами по тендерному сопровождению или аутсорсингу.
Сколько закупок должно быть?
В среднем, один штатный тендерный специалист оформляет 20-25 комплектов документов для участия в тендере. Общее количество закупок, зависит от направления деятельности и сложности в подготовке заявки.
В зависимости от способа определения поставщика и Федерального закона, меняется комплект документов для тендера. В некоторых торгах, нужно собирать квалификационные документы, в других достаточно подготовить техническое задание по требованию заказчика.
За месяц, специалист может принять участие в 20 электронных аукционах или в 5-7 двухэтапных запросов предложений и конкурсов, для нефтяных компаний.
Бывают случаи, когда организация выигрывает в одной закупке и в течение года, обслуживает одного заказчика. В таких случаях, не создавайте тендерный отдел, достаточно воспользоваться услугой по подготовке заявки или передать часть обязанностей на удаленного тендерного специалиста.
Как анализировать закупки?
Достаточно зайти в систему ЕИС, создать несколько поисковых запросов и посмотреть сколько проходит закупок.
Для этого необходимо:
- Зайти на сайт zakupki.gov.ru
- Написать ключевое слово
- Отфильтровать закупки
Все закупочные процедуры по 223 и 44 Федеральному закону, размещаются на сайте zakupki.gov.ru, там же используется функциональный поиск, который позволяет найти тендеры для разных направлений.
Общее количество закупок не означает, что можете принять участие в каждом тендере. Система ЕИС ищет закупки по поисковым словам в названии закупки и документах, собирает закупки из различных тематик и направлений, поэтому часть закупок могут не подходить по тематике.
Штатный тендерный специалист
Основная задача тендерного специалиста – поиск закупок и оформление необходимого комплекта документов для участие в тендере. Он ищет подходящие закупки, изучает технические задания, согласовывает возможность поставки со смежными отделами и оформляет документы.
Специалист должен знать как подготовить комплект документов для любого тендера, уметь рассчитать целесообразность участия, разбираться в законах о закупках, национальных режимах и ограничениях. Так же, он должен разбираться в номенклатуре и технических регламентах на продукцию.
От правильно составленного комплекта документов, зависит допуск компании до участия в торгах. Если документы оформляются с ошибками, компания теряет шанс конкурировать с другими организациями.
Обязанности
- Поиск закупок
- Расчет рентабельности тендера
- Оформление документов для тендера
Оценка качества работы
- Количество поданных заявок
Руководитель тендерного отдела
Должностные обязанности руководителя тендерного отдела не отличается от обычного специалиста. Он оформляет документы, участвует в аукционах, подписывает контракты и загружает акты о выполненных работах в систему ЕИС.
Руководитель отдела, контролирует работу штатных сотрудников и дает рекомендации по подготовке заявки. Если возникают спорные моменты у тендерных специалистов по подготовке заявки, он должен знать как действовать в рамках закона.
На руководителя оформляется электронная подпись, выдаются полномочия для работы на площадках и в системе ЕИС. Он регистрируется на площадках, обновляет документы в личных кабинетах, подает заявки, участвует в аукционах и переторжках, загружает закрывающие документы в ЕИС и контролирует исполнение контрактов.
Для контроля за закупками, разрабатывают свою методику для управления за закупками удобную для него и сотрудников.
Справка
В ассоциации мы используем KANDAN доски, для контроля за закупками, проводим еженедельные 15 минутные SCRUM совещания для актуализации информации по торгам и планирования дальнейших действий.
Для удобства взаимодействия, между тендерными специалистами и директорами организаций, мы разработали облако, где храним документы и контролируем этапы по закупкам. Для сотрудников, создаем личные кабинеты, где они могут посмотреть информацию по тендеру, обеспечению и проконтролировать срок исполнения контракта.
Обязанности
- Поиск закупок
- Расчет рентабельности тендера
- Оформление документов для тендера
- Подача запросов разъяснений
- Проверка заявок и загрузка на площадки
- Участие в аукционах и переторжках
- Подписание контракта
- Контроль за обеспечением контракта
- Контроль за исполнением контракта
- Обеспечение гарантийных обязательств
- Загрузка закрывающих документов
- Анализ рентабельности продаж
- Подготовка жалоб в ФАС
Разработка структура отдела
- Разработка шаблонов документов
- Организация контроля за закупками
- Создание методики по оценке тендерного рынка
- Разработка стратегии по развитию направления
Оценка качества работы
- Увеличение количества допущенных заявок отдела
- Выполнение плановых показателей продаж
