Основные обязанности
Для выполнения своих обязанностей, тендерный специалист должен обладать высоким уровнем профессионализма и знаниями в области закупочного законодательства.
Должностная инструкция тендерного специалиста включает следующие обязанности:
Мониторинг тендерных площадок
Тендерный специалист регулярно отслеживает информацию о проводимых конкурсах, аукционах и тендерах. Он обязан своевременно находить подходящие для компании тендерные закупки, которые соответствуют тематике бизнеса.
Закупки распределяются на два вида: государственные и коммерческие. Государственные закупки (44 и 223-ФЗ) берутся в работу тендерным специалистом, а коммерческие закупки передаются в отдел продаж для проработки.
Анализ тендерной документации
Важнейшая задача тендерного специалиста — анализ условий контракта, правил участия и требований к поставщику. Это помогает определить перспективы участия и подготовить заявку, которая соответствует всем требованиям.
Подготовка и подача заявок
Тендерный специалист отвечает за сбор, подготовку и оформление всех необходимых документов для участия в тендерах. Этот процесс включает в себя составление заявок, коммерческих и технических предложений, финансовых документов и тд.
После допуска заявок до аукциона, тендерный специалист участвует в аукционе и снижает ценовое предложение до просчитанной цены, за которую компания готова заключить договор.
Если ценовое предложение подается в составе заявки, специалист должен указать приемлемую цену и заполнить коммерческое предложение.
Заключение контрактов
После победы в тендере специалист контролирует процесс заключения контракта, перечисление обеспечения контрактов, выпуску банковских гарантий или других гарантийных обязательств. После заключения контракта, специалист передает договор в отдел продаж или снабжения, где за клиентом закрепляется менеджер, сопровождающий сделку.
При необходимости, тендерный специалист загружает закрывающие документы через систему ЕИС (zakupki.gov.ru), если это предусмотрено контрактом.
Требования к квалификации
Для успешного выполнения всех должностных обязанностей тендерный специалист должен соответствовать требованиям:
- Высшее образование – в области экономики или юриспруденции. Дополнительные сертификаты или курсы в области госзакупок не являются преимуществом. Законодательство быстро меняется, специалист должен быть в курсе последних изменений закона.
- Знание законодательства – в области государственных закупок. Обязательно специалист должен знать Федеральный закон о контрактной системе в сфере закупок (44-ФЗ) и Федеральный закон о закупках товаров и услуг отдельными видами юридических лиц (223-ФЗ).
- Опыт работы – в аналогичной должности от 1 года. Специалисты с опытом знают как исполняются контракты и имеют больше шансов на допуск заявок до торгов. Из-за ошибки тендерного специалиста и компания может потерять обеспечение заявки или попасть в Реестр недобросовестных поставщиков.
Компетенции тендерного специалиста
Профессиональные навыки, которыми должен обладать тендерный специалист:
- Знание электронных площадок – Специалист должен свободно ориентироваться на популярных электронных площадках, например: в системе ЕИС, РТС-тендер, Сбербанк-АСТ и др.).
- Юридическая грамотность – Умение читать и анализировать юридические документы, контракты и условия закупок, а также знание всех нормативных актов и законодательства в сфере закупок.
- Финансовая грамотность – Способность проводить финансовые расчёты, оценивать риски и рентабельность участия в тендере. Нужно уметь анализировать конкурентов и их ценовые предложения.
- Компьютерная грамотность – Опытный пользователь офисных программ (Word, Excel) и специализированных программ для поиска закупок. Дополнительными требованиями будут умение формировать, систематизировать и обслуживать базу с документами.
- Аналитические навыки – умение быстро анализировать тендерную документацию, выявлять ключевые требования и риски. Нужно уметь оценивать конкурентов и прогнозировать шансы на победу в закупке.
- Внимание к деталям – работа с тендерами требует особой внимательности к оформлению документов и соблюдению сроков проведения закупки. Ошибки в документах увеличивают шансы на отклонение заявки.
- Умение работать в сжатые сроки – часто тендеры подразумевают сжатые сроки на подготовку заявки. От специалиста требуется организованность, стрессоустойчивость и умение систематизировать документы.
Заключение
Должностная инструкция специалиста по тендерам описывает его роль в компании. Этот специалист не только участвует в поиске и анализе тендеров, но и отвечает за подготовку всей документации, а также контроль исполнения контрактов.
Для успешной работы в этой должности нужно иметь глубокие знания законодательства, финансовую и юридическую грамотность, а также развитые аналитические и организационные навыки.