Тендерное
сопровождение

Мы предоставляем полный комплект услуг по тендерному сопровождению:

• Поиск закупок – два раза в неделю мы подбираем релевантные закупки, подходящие вашему бизнесу. Отправляем список ответственному менеджеру для оценки себестоимости. Это экономит время на анализ сотен предложений.
• Регистрация на площадках – подаем заявку на регистрацию на электронной площадке, избавляем вас от сложностей с бюрократией.
• Анализ документации – изучаем закупочную документацию, чтобы исключить возможные риски и убедиться, что ваш контракт будет исполнен без проблем.
• Оформление документов – готовим полный комплект документов для участия в тендере, включая заполнение технического задания и сбор квалификационных документов.
• Подача заявки – загружаем документы на электронную площадку, чтобы соблюсти все требования тендера.
• Участие в аукционе или переторжке – предоставляем поддержку при подаче ценовых предложений на аукционе и загрузке коммерческих предложений.
• Подписание контракта – проверяем проект контракта перед подписанием, чтобы корректно заключить договор.

• Новички в тендерах – Если компания только начинает участвовать в закупках, сопровождение поможет избежать ошибок, разобраться в требованиях и правильно оформить документы.
• Компании, которые экономят свой бюджет и время – Не нужно нанимать штатного специалиста и тратить время на поиск закупок, анализ документации, подготовку заявок и тд. Сопровождение позволяет делегировать эти задачи тендерного отдела профессионалам.
• Компании, которые столкнулись с отклонениями в тендерах – Если заявки часто отклоняют, возможно, проблема кроется в ошибках при оформлении документов или недостаточном понимании законодательства. Сопровождение поможет выявить слабые места и повысить качество оформления документов.
• Бизнесы, которые хотят расширить клиентскую базу – Участие в тендерах это возможность получить крупные контракты и выйти на новые рынки. Сопровождение поможет эффективно участвовать в закупках и привлекать новых клиентов.

Сбор информации
Перед поиском закупок проводим интервью с руководителем или коммерческим отделом. Уточняем:

• Сферу деятельности компании
• Цели участия в тендерах.
• Требования к закупкам (бюджет, регион, тип заказчика и т.д.).

Формирование поисковых запросов

• Создаем тестовые запросы на основе полученных данных
• Анализируем результаты и корректируем запросы: добавляем новые ключевые слова, уточняем старые.

Постоянная оптимизация
В процессе поиска регулярно обновляем запросы, чтобы учитывать изменения в тендерном рынке и требованиях заказчиков. Это помогает находить только подходящие тендеры.

Допуск до торгов:
Мы гарантируем, что ваша заявка будет допущена до участия в торгах.

Победа в тендере:
Не обещаем победу, потому что решение зависит от заказчика, вашей цены и конкурентов. Но мы делаем все, чтобы повысить ваши шансы:

• Подбираем подходящие закупки
• Помогаем подготовить документы
• Анализируем конкурентов и тендерный рынок

Отклонение заявки из-за ошибок:
Вы платите только за успешную подачу заявки. Если заявку отклонят из-за нашей ошибки, оплату мы не берем.

Доработка заявок и внесение изменений:
Если заказчик изменит требования, мы быстро внесем изменения в заявку. Доработки выполняем бесплатно, в рамках согласованных условий без пересчета стоимости.

Помимо наших тарифов, дополнительные расходы могут включать:

• Тарифы электронных площадок – например, плата за подписку для участия в закупках, заключение договора или использование дополнительных сервисов.
• Обеспечение заявки или контракта – необходимость размещения средств на спецсчете или предоставления банковской гарантии (сумма зависит от требований закупки).
• Оплата комиссии – может быть предусмотрена оплата комиссии электронной площадки за победу в закупке. Участие может быть бесплатное, а комиссию платит победитель.
• Электронные подписи и программы – выпуск сертификатов электронной подписи, обновление программного обеспечения (например, лицензия КриптоПро).

Мы помогаем сократить расходы:
Наши тендерные специалисты минимизируют дополнительные затраты за счет:

• Релевантный поиск – выбираем только те тендеры, которые соответствуют возможностям и ресурсам компании. Исключаем нерелевантные тендеры, экономим время и бюджет на участие.
• Предварительная оценка – анализируем документацию, технические задания и квалификационные требования к поставщику. Убираем закупки с высокими рисками отклонения заявки или проигрыша.
• Анализ рынка – подбираем закупки с оптимальным соотношением цены, себестоимости и уровня конкуренции. Отсеиваем закупки с высоким риском проигрыша или спорными условиями.

Конфиденциальность данных обеспечивается комплексом мер:

• Персональный специалист – За компанией закрепляется отдельный тендерный специалист, который не работает с клиентами в схожих сферах, чтобы исключить конфликты интересов.
• Защищенное хранение – Все документы хранятся в зашифрованном виде на платформе Nextcloud, доступ к которой ограничен и имеется только у вашего тендерного специалиста.
• Машиночитаемая доверенность (МЧД) – Для доступа к данным в личных кабинетах можно выпустить доверенность на тендерного специалиста или следить за его действиями когда он работает через удаленное подключение к компьютеру. Перед выпуском МЧД тендерный специалист подписывает соглашение NDA (о неразглашении), что дополнительно страхует конфиденциальность.
• Юридические гарантии – Все тендерные специалисты подписывают внутренние соглашения о неразглашении и конфиденциальности. Мы не разглашаем информацию о наших закупках и клиентах без их разрешения.

Подготовка заявки на тендер занимает в среднем 1 рабочий день благодаря использованию разработанной методики, включающей сбор базы данных с типовыми документами, использованию МЧД и оптимального распределения задач у специалиста.

Однако для своевременного оформления документов важно передать закупку нам:

• За 2 рабочих дня до окончания подачи заявок (для большинства закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ).
• За 3 рабочих дня – для конкурсов или закупок нефтяных компаний.

При соблюдении этих сроков мы гарантируем подготовку и подачу заявки в установленный срок. Если закупка передана позже, можем не успеть подготовить заявку до окончания подачи заявки, либо мы оставляем за собой право отказать в приеме заявки в работу.

CRM-система предпочтительна, но не обязательна. Если у вас уже есть CRM, наш тендерный специалист интегрируется в неё для слаженной работы с вашей командой.

Если CRM отсутствует, мы используем защищенный Nextcloud: там храним документы, ведем канбан-доски для отслеживания этапов торгов и предоставим доступ вашим сотрудникам. Это обеспечивает прозрачность, безопасность и гибкость взаимодействия без необходимости внедрения дополнительных систем.

Преимущества:

• Работаем «как свои» в вашей CRM или через Nextcloud.
• Все документы и задачи доступны в защищенном облаке.
• Адаптируемся под ваши бизнес процессы и инструменты.

Взаимодействие с тендерным специалистом проходит поэтапно:

Знакомство и анализ – после начала работы специалист проводит интервью с руководителем или коммерческим директором, чтобы понять цели и требования вашей организации.

Система для контроля – Тендерному специалисту предоставляется доступ в CRM систему компании для контроля за закупками и взаимодействия с штатными сотрудниками. Если CRM системы в компании нет, предоставляем доступ в защищенный Nextcloud.

Организация процессов:

• Создается отдельная почта для уведомлений с торговых площадок.
• Специалист начинает поиск подходящих закупок и отправляет их 2 раза в неделю.

Коммуникация – Определяется ответственный сотрудник со стороны компании для оперативного решения вопросов или согласования условий по участию в тендере. При необходимости создается Telegram/WhatsApp-чат для удобства взаимодействия.

Отчетность – Каждый месяц формируется итоговый отчет, адаптированный под ваши потребности. Вы сами выбираете, какую информацию включить например: количество закупок, сведения о конкурентах, статистику по участию или аналитику по тендерам.