В 2021 году в Ассоциацию обратился Строительный холдинг из Москвы с запросом: «Нам нужен человек, который разложит всё по полочкам. И чтобы за 6 месяцев — хоть один контракт в Москве».

Холдинг производит железобетонные изделия, строит монолитные здания и занимается капитальным ремонтом помещений.

Руководство считало, что «московские тендеры выигрывают только через связи», а попытки менеджеров подавать заявки вручную заканчивались провалом: 4 из 10 заявок отклоняли из-за ошибок в документах, отсутствии квалификации или некорректного технического задания.

Решение

Как тендерный специалист, я погрузилась в процессы холдинга и реализовала тендерный отдел в три этапа:

1 Этап. Интеграция в CRM холдинга

При интеграции в CRM систему холдинга возникли проблемы с доступом. Система была реализована в корпоративной CRM и использовалась локально, без возможности удаленного доступа.

В холдинге не было контроля за тендерами, подразделения периодически подавали заявки на одни и те же закупки.

В течение 2х месяцев, разработали модуль для централизованного контроля закупок в корпоративной CRM, устранив дублирование заявок между подразделениями.

2 Этап. Квалификационные документы

Обновила пакет документов, включая отраслевые сертификаты, лицензии и кадровые допуски.

Сформировала базу с актуальными учредительными документами.

В дальнейшем, через модуль выгружала сведения документы для подтверждения квалификации.

3 Этап. Фокус на стратегические закупки

Вместо распыления на десятки тендеров мы сфокусировались на 3 направлениях:

• Поставки ЖБИ изделий
• Дорожные плиты для инфраструктурных объектов
• Капитальный ремонт в рамках государственных программ

Результаты за 6 месяцев сотрудничества

• На 40% сократила количество нецелевых участий;
• Высвободила 30-40% средств, зарезервированных на спецсчетах, направив их на исполнение контрактов;
• Сократила количество отклоненных заявок до нуля;
• Победила закупке на капитальный ремонт с бюджетом свыше 15 млн рублей.

Почему это сработало?

По словам руководства холдинга, до начала сотрудничества тендеры воспринимались как «лотерея», но после внедрения системы компания увидела четкую зависимость между качеством подготовки заявок и результатами.

Моя задача как эксперта заключалась в том, чтобы доказать: даже в условиях высокой конкуренции можно добиваться результатов, опираясь на профессионализм и стратегический подход, а не на неформальные контакты.

Данные изменены для сохранения конфиденциальности. Все совпадения с реальными проектами случайны.