Тендерный отдел: стратегия создания и управления

Инструкция по созданию эффективного тендерного отдела.

Тендерный отдел – это часть бизнеса, обеспечивающая участие компании в тендерных процедурах.

В статье рассмотрим аспекты создания и управления тендерным отделом, а также обсудим стратегии оптимизации процессов для достижения наилучших результатов.

Тендерный отдел

Тендерный отдел представляет собой команду специалистов, объединенных общей целью – подготовка и подача заявок на участие в тендерах.

В нем сходятся юристы, экономисты и технические специалисты для создания полноценных комплектов документов, для конкуренции на рынке государственных и коммерческих закупок.

  • Подготовка заявок: Основной задачей тендерного отдела является подготовка комплекта документов для участия в тендерах. Подготовка включает в себя этапы: от анализа требований заказчика до оформления квалификационных документов и технических спецификаций.
  • Анализ конкурентов: Тендерный отдел анализирует рынок и конкурентов, чтобы разработать стратегии участия и определить конкурентоспособную ценовую политику. После анализа рынка, специалисты оформляют заявки с учетом требований и особенностей торговых площадок.
  • Коммуникации в организации: Отдел активно взаимодействует с подразделениями компании: от юридического и финансового до технического отдела. Это нужно для полноты и точности предоставляемых данных в заявке.
  • Соблюдение требований закона: Тендерный отдел следит за соблюдением юридических норм и правил, связанных с тендерами. Это гарантирует допуск заявок до торгов и минимизирует риски неправомерного отклонения заявок.

Задачи тендерного отдела охватывают не только подготовку документов, но и анализ рынка, взаимодействие с подразделениями компании и обеспечение соблюдения требований закона.

Правильно организованный и тендерный отдел становится инструментом для привлечения новых клиентов, расширения бизнеса и укрепления позиций компании в конкурентной среде.

Создание тендерного отдела

Перед созданием тендерного отдела определите направления его деятельности и количество предстоящих закупочных процедур.

Разумно создавать тендерный отдел, если организация планирует участвовать в 10 и более тендерных процедурах ежемесячно.

В случае редких закупок целесообразно обратиться к услугам тендерного сопровождения или аутсорсинга.

Направление деятельности

Первым шагом при создании тендерного отдела – определение направления деятельности, в которых компания планирует участвовать в тендерах.

Это позволит сосредоточить усилия на наиболее перспективных направлениях и избежать бесполезных закупок.

Выбор оптимального направления, увеличивает шансы на победу.

Тендеры – конкурентный рынок, где побеждает поставщик с минимальной ценой или опытом исполнения контрактов. Не стоит участвовать в закупках, где шансы на победу минимальны.

Количество закупок

Четко определите, сколько закупок в месяц или квартал проходит по вашей тематике. Это поможет оценить объем работы для тендерного отдела и правильно распределить ресурсы.

Стандартная нагрузка для одного тендерного специалиста – от 20 до 25 участий в месяц. Количество закупок меняется в зависимости от сферы деятельности и сложности тендера.

Подготовка Команды

Создание успешного тендерного отдела требует наличия квалифицированных специалистов: юристов, экономистов и технических экспертов.

От каждого члена команды зависит качество поданных заявок и стратегии по участию.

Технические эксперты изучают техническое задание из документации и дают рекомендации по заполнению документов.

Экономисты считают целесообразность участия в закупке и определяют пороговую цену, за которую можно заключить контракт.

Юристы изучают проект контракта, а тендерные специалисты собирают полученную информацию от коллег, заполняют заявку и участвуют в тендере.

Регламенты и инструменты

Создайте четкие регламенты по работе отдела, включая этапы анализа закупок, подготовки документации и общение внутри команды.

Эффективные процессы сократят время подготовки заявок и увеличат результативность работы отдела.

Используйте современные инструменты и технологии для оптимизации работы отдела.

Электронные системы управления, облачные хранилища документов и аналитические платформы, которые помогут эффективно координировать работу и принимать решения.

Например, можно использовать KANDAN доски для управления закупками, проведение еженедельных SCRUM совещаний, а также облачные системы для хранения и обмена документами.

Для анализа доступных закупок используйте официальную площадку с тендерами.

Создание поисковых запросов и фильтрация закупок помогут найти подходящие торги. Нужно выбирать те закупки, которые соответствуют компетенции и потенциалу компании.

Задачи тендерного специалиста

Работа тендерного специалиста включает поиск подходящих закупок, анализ и оформление комплектов документов, а также согласование возможности поставки с другими подразделениями.

Эффективный специалист знает требования законодательства и нормативных актов, а также владеет навыками подготовки документов различной сложности.

Руководитель тендерного отдела выполняет аналогичные задачи, как и специалисты. Он оформляет документы, участвует в тендерах и контролирует работу команды.

Руководитель должен разбираться в законодательстве и иметь навыки управления отделом. У него должна быть электронная подпись и полномочия для подачи заявок на площадках.

Приоритетная задача для тендерного специалиста – анализ рынка.

Анализ включает в себя изучение требований заказчиков, анализ конкурентов, оценку конкурентоспособности компании и определение лучших стратегий участия.

Экономист с тендерным специалистом разрабатывают методику оценки конкурентов и собирают информацию по конкурентам.

Тендерный специалист отвечает за составление и оформление полного комплекта документов, необходимых для подачи заявки.

Заявка включает в себя, как юридические документы, так и технические спецификации, расчеты и предложения. Он собирает информацию со смежных отделов, проверяет расчеты и документы.

Эффективный тендерный специалист организует внутренние процессы подготовки заявок. Он распределяет задачи между отделами, устанавливает сроки выполнения задач, контролирует экономистов, юристов и технических экспертов.

Срок подачи заявки на тендер ограничен, нужно своевременно выполнить задачи и подать заявку вовремя.

Заключение

Создание эффективного тендерного отдела – это сложный, но важный процесс, который требует анализа, стратегического мышления и компетентных специалистов.

Тендерный отдел играет важную роль в развитии компании на тендерном рынке. Его задачи охватывают не только подготовку документов, но и анализ рынка, взаимодействие с подразделениями компании и соблюдение требований закона.

Правильно организованный отдел становится инструментом для привлечения новых клиентов, расширения бизнеса и укрепления позиций компании в конкурентной среде.

Эффективная организация и управление максимизирует количество допущенных заявок, обеспечивая рост прибыли и укрепление позиций на рынке.

От профессионализма тендерного специалиста, аналитических навыков и организационных способностей зависит успешное участие в закупках и увеличение шансов на победу в тендере.

Владислав Шентенков
Тендерный специалист

Похожие статьи

Декларация соответствия: ключевые аспекты по 44-ФЗ

Ключевые аспекты и оформление декларации соответствия п. 3 - 5, 7 - 11 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ

229

Должностная инструкция тендерного специалиста

Тендерный специалист — это сотрудник, отвечающий за подготовку и участие компании в тендерах.

473

Как найти работу руководителю тендерного отдела

Нет подходящих вакансий или кадровый голод? Как руководителю тендерных специалистов найти работу

342

Задать вопрос

Отправляя заявку, я соглашаюсь с политикой обработки персональных данных.

Используем cookies для корректной работы и целей, предусмотренных политикой обработки персональных данных.